Privacy policy

Last updated: 28 October 2026

This English version is a translation provided for convenience. The German version below is legally binding; in case of any discrepancy, the German version prevails.

1. Controller

AIFOREU GmbH
Albert-Einstein-Str. 30, 49076 Osnabrück, Germany
Represented by: Michael Ramich (sole managing director)
E-mail: contact@aiforgov.eu
Phone: +49 173 173 2519

2. What is stored

Account: your e-mail address, your password as a salted hash (PBKDF2; the password itself is never stored), the date of registration and the date of last use.
Dossiers: what you or ChatGPT enter in your dossiers – title, keywords, requirements, budget, role models, products with status, price, link, note and rejection reason, date of change.
Sign-in access: OAuth access tokens for ChatGPT, stored only as hashes, with an expiry time.
Protection against password guessing: counters of failed sign-ins per e-mail address and per IP address; the IP address is stored only as a non-reversible hash. Expired counters are deleted once a day (after about 25 hours at the latest).

Not stored: chat histories, entire conversations, location data, payment data. There is no tracking, no advertising and no analytics. During sign-in a technically necessary cookie is set (valid for at most 10 minutes); no other cookies are used.

3. Purposes

Solely to provide Shortlist Keeper to you: storing your dossiers, reading and changing them in ChatGPT, and protecting your account. The legal basis is the performance of the contract (Art. 6(1)(b) GDPR); protection against password guessing is based on the legitimate interest in security (Art. 6(1)(f) GDPR).

4. Recipients

Cloudflare, Inc. operates the servers (Cloudflare Workers, Durable Objects, Workers KV) as processor. Data may also be processed in data centres outside the EU. Cloudflare, Inc. is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework (listed in the official list of the U.S. Department of Commerce at dataprivacyframework.gov); in addition, Cloudflare's Data Processing Addendum (DPA) contains the EU Standard Contractual Clauses.
OpenAI sends the model's requests to Shortlist Keeper and receives the answers when you use the plugin in ChatGPT. OpenAI's privacy policy applies to the processing in ChatGPT.

Operator access: as the operator, AIFOREU GmbH can technically access account data. It can export the dossiers of an account or transfer dossiers into an account using a secret admin key. It uses this access only to handle a support request from you, to transfer your data at your request, or when required by law.

Your data is not sold and not passed on to anyone else.

5. Retention

Account and dossiers: until you delete them. Accounts not used for 12 months are deleted automatically together with all dossiers.
Access tokens for ChatGPT: expire automatically (access after 1 hour, refresh after 30 days without use) and are revoked immediately when the account is deleted.
Counters against password guessing: valid for 15 minutes to 1 hour and deleted after about 25 hours at the latest.

6. Your rights and control

You have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection, and the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.

Export: in the chat (“Export my Shortlist Keeper data”) or under My account.
Deletion: a single dossier in the chat (“Delete my … dossier”), everything in the chat (“Delete all my Shortlist Keeper data”) or under My account.
Rectification: have dossiers changed in the chat; your e-mail address via support.

For all requests: contact@aiforgov.eu.

7. Security

Connections are always encrypted (HTTPS). Each dossier belongs to exactly one account. Other users cannot see your dossiers; the operator can access them only in the cases named in section 4. Passwords and access tokens are stored only as hashes.

8. Minimum age

Shortlist Keeper is intended for people aged 16 or older.

This policy applies to https://suchakte.permviz-cloud.workers.dev.

Datenschutzerklärung – deutsche Fassung (maßgeblich)

Diese deutsche Fassung ist rechtlich maßgeblich. Die englische Fassung oben ist eine Übersetzung.

Stand: 28. Oktober 2026

1. Verantwortlich

AIFOREU GmbH
Albert-Einstein-Str. 30, D-49076 Osnabrück, Deutschland
Vertreten durch: Michael Ramich (alleiniger Geschäftsführer)
E-Mail: contact@aiforgov.eu
Telefon: +49 173 173 2519

2. Was gespeichert wird

Konto: E-Mail-Adresse, Passwort als Hash (PBKDF2 mit Salt; das Passwort selbst wird nie gespeichert), Datum der Registrierung und Datum der letzten Nutzung.
Akten: was du oder ChatGPT in deine Akten einträgst – Titel, Stichworte, Anforderungen, Budget, Vorbilder, Produkte mit Status, Preis, Link, Notiz und Absagegrund, Datum der Änderung.
Anmeldezugänge: technische Zugangsschlüssel (OAuth-Tokens) für ChatGPT, nur als Hash gespeichert, mit Ablaufzeit.
Schutz vor Passwort-Raten: Zähler fehlgeschlagener Anmeldungen je E-Mail-Adresse und je IP-Adresse; die IP-Adresse wird nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert. Abgelaufene Zähler werden einmal täglich gelöscht (spätestens nach etwa 25 Stunden).

Nicht gespeichert werden: Chatverläufe, ganze Unterhaltungen, Standortdaten, Zahlungsdaten. Es gibt kein Tracking, keine Werbung, keine Analyse-Werkzeuge. Während der Anmeldung wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt (höchstens 10 Minuten gültig), sonst keine Cookies.

3. Wozu

Ausschließlich, um dir Shortlist Keeper bereitzustellen: deine Akten speichern, in ChatGPT abrufen und ändern, dein Konto schützen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); der Schutz vor Passwort-Raten beruht auf berechtigtem Interesse an der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Empfänger

Cloudflare, Inc. betreibt die Server (Cloudflare Workers, Durable Objects, Workers KV) als Auftragsverarbeiter. Die Daten können dabei auch in Rechenzentren außerhalb der EU verarbeitet werden. Cloudflare, Inc. ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Eintrag in der offiziellen Liste des US-Handelsministeriums unter dataprivacyframework.gov); zusätzlich enthält der Datenverarbeitungszusatz (DPA) von Cloudflare die EU-Standardvertragsklauseln.
OpenAI übermittelt, wenn du das Plugin in ChatGPT nutzt, die Anfragen des Modells an Shortlist Keeper und erhält die Antworten. Für die Verarbeitung in ChatGPT gilt die Datenschutzerklärung von OpenAI.

Zugriff durch den Betreiber: Die AIFOREU GmbH kann als Betreiberin technisch auf die Kontodaten zugreifen. Die Akten eines Kontos exportieren oder Akten in ein Konto übertragen kann sie über einen geheimen Verwaltungsschlüssel. Sie nutzt diesen Zugriff nur, um eine Support-Anfrage von dir zu bearbeiten, um deine Daten auf deinen Wunsch zu übertragen, oder wenn eine gesetzliche Pflicht es verlangt.

Deine Daten werden nicht verkauft und darüber hinaus an niemanden weitergegeben.

5. Wie lange

Konto und Akten: bis du sie löschst. Konten, die 12 Monate lang nicht genutzt wurden, werden mit allen Akten automatisch gelöscht.
Zugangsschlüssel für ChatGPT: verfallen automatisch (Zugriff nach 1 Stunde, Erneuerung nach 30 Tagen ohne Nutzung) und werden beim Löschen des Kontos sofort widerrufen.
Zähler gegen Passwort-Raten: gelten 15 Minuten bis 1 Stunde und werden spätestens nach etwa 25 Stunden gelöscht.

6. Deine Rechte und Kontrolle

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Export: im Chat („Export my Shortlist Keeper data“) oder unter Mein Konto.
Löschen: einzelne Akte im Chat („Delete my … dossier“), alles im Chat („Delete all my Shortlist Keeper data“) oder unter Mein Konto.
Berichtigen: Akten im Chat ändern lassen; die E-Mail-Adresse über den Support.

Für alle Anfragen: contact@aiforgov.eu.

7. Sicherheit

Verbindungen laufen nur verschlüsselt (HTTPS). Jede Akte gehört genau einem Konto; andere Nutzerinnen und Nutzer können sie nicht sehen, die Betreiberin nur in den unter 4. genannten Fällen. Passwörter und Zugangsschlüssel werden nur als Hash gespeichert.

8. Mindestalter

Shortlist Keeper ist für Personen ab 16 Jahren bestimmt.

Diese Erklärung gilt für https://suchakte.permviz-cloud.workers.dev.